C'est la remise à jour du stock informatique Il peut être fait indépendamment de la date de fin d'exercice mais également à cette occasion.
Les bases de données des Officines et de l'Inventoriste ne sont pas toujours en concordance, c'est la raison pour laquelle SOTIM travaille avec les codes REFERENTS.
Suite à une réunion au siège de CIP/ACL le 2 mai 2014 avec l'ensemble des principaux syndicats de la Pharmacie, il a été décidé de choisir un protocole d'échanges compatible en code 13.
Un CIP13 pour le médicament, un ALC13 ou GTIN choisi par le Laboratoire et communiqué à ACL
pour les autres produits. Ces codes sont appelés codes REFERENTS. Il est donc vivement souhaitable que ce code soit dans la fiche produit du fichier articles du Pharmacien, et ce n'est pas toujours le code figurant sur la boîte.
La réussite de la mise à jour du stock informatique repose sur la qualité, la rigueur et la précision du relevé de l'Inventoriste, et sur le travail en amont de préparation de l'équipe Officinale, qui doit avoir bien différencié, trié, rangé et le cas échéant identitifié les articles avec un système d'étiquettes codes-barres si possible. La gestion des articles se fait en priorité avec l'identifiant du produits, en cas d'absence, il sera possible d'en créer un (code interne) qui devra respecter la nomenclature en vigueur, autremant dit 7 ou 13 caractères numériques, si possible avec une clé de contrôle.
A chaque gestion de stock, SOTIM fait une comparaison pour la même référence entre le stock informatique et le stock physique, cette opération permet de mettre en évidence les produits mal ou non gérés et les stocks virtuels.
A la fin de l'intervention, nous laissons un fichier de mise à jour au format du logiciel de la pharmacie.
C'est un véritable audit qui permet au systeme informatique de l'officine de retrouver ses performances en matière de commande et de gestion de chaque article.